ANALISIS JABATAN

DKK SEDANG PENELITIAN NEBAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Job analysis atau analisa jabatan sering dianggap sebagai pondasi dasar dari sebuah sistem sumber daya manusia dalam organisasi. Restrukturisasi, inisiatif perbaikan kualitas, perencanaan sumber daya manusia, desain jabatan, pelatihan, pengembangan karir, sistem penilaian prestasi kerja, itu semua mendasarkan diri pada hasil dari analisa jabatan.

Job description (uraian jabatan) merupakan dokumen formal organisasi yang berisi ringkasan informasi penting mengenai suatu jabatan untuk memudahkan dalam membedakan jabatan yang satu dengan yang lain dalam suatu organisasi. Uraian jabatan tersebut disusun dalam suatu format yang terstruktur sehingga informasi mudah dipahami oleh setiap pihak yang berkaitan di dalam organisasi. Pada hakikatnya, uraian jabatan merupakan bahan baku dasar dalam pengelolaan SDM di organisasi, dimana suatu jabatan dijelaskan dan diberikan batasan.

Informasi dasar dan penting mengenai jabatan ini diperlukan oleh banyak pihak, mulai dari pemegang jabatan (agar ia mengerti apa yang dituntut dari jabatan tersebut), perekrut (agar mengerti orang seperti apa yang sesuai untuk mengisinya), atasan (supaya memahami apa yang ia tuntut dari pekerjaan bawahannya dan menjadi dasar yang objektif untuk mengkomunikasikan ekspektasi organisasi terhadap bawahannya, serta dasar untuk pengukuran kinerja), hingga bagi pengelola pelatihan (agar mengerti kompetensi apa yang perlu dimiliki oleh setiap pemegang jabatan). Penyusunan uraian jabatan harus dilakukan dengan baik agar mudah dimengerti. Untuk itulah diperlukan suatu proses yang terstruktur pula, yang dikenal dengan analisis jabatan

B. Tujuan Umum & Khusus

  1. Untuk mengetahui bagaimana syarat menjadi atau orang yang menpunyai suatu jabtan dalam suatu instansi tertentu
  2. Untuk mengetahui bagaimana ciri – ciri dari Jabatan tersebut
  3. untuk meningkatkan efesiensi kerja dsb

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

  1. Pengertian Analisis Jabatan

Analisa jabatan adalah sebuah proses untuk memahami suatu jabatan dan kemudian menyadurnya ke dalam format yang memungkinkan orang lain untuk mengerti tentang jabatan tersebut.

Analisa jabatan adalah suatu kegiatan untuk mencatat, mempelajari dan menyimpulkan keterangan-keterangan atau fakta-fakta yang berhubungan dengan masing-masing JABATAN secara sistematis dan teratur, yaitu :

* Apa yang dilakukan pekerja pada jabatan tersebut

* Apa wewenang dan tanggung jawabnya

* Mengapa pekerjaan tersebut harus dilakukan

* Bagaimana cara melakukannya

* Alat-alat dan bahan-bahan yang digunakan dalam melaksanakan pekerjaannya . Besarnya upah dan lamanya jam bekerja

* Pendidikan, pengalaman dan latihan yang dibutuhkan

* Keterampilan, sikap dan kemampuan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan tersebut

* Dan lain-lain

Analisis jabatan yang dilakukan dengan baik akan menghasilkan uraian jabatan yang baik pula, dan kemudian dapat dijadikan bahan baku yang baik untuk proses pengelolaan SDM yang lain (evaluasi jabatan, rekrutmen dan seleksi, manajemen kinerja, penyusunan kompetensi, pelatihan). Ada sejumlah prinsip penting yang harus dipegang dalam melakukan proses analisis jabatan.

Pertama, proses analisis dilakukan untuk memahami apa tanggung jawab setiap jabatan dan kontribusi hasil jabatan tersebut terhadap pencapaian hasil atau tujuan organisasi. Dengan analisis ini, maka nantinya uraian jabatan akan menjadi daftar tanggung jawab, bukan daftar tugas atau aktivitas. Kedua, yang dianalisis adalah jabatan, bukan pemegang jabatan yang saat ini kebetulan sedang memangku jabatan tersebut. Ini penting untuk menghindari bias kita menganalisis jabatan berdasarkan kemampuan, kinerja, gaya atau metoda kerja dari pemegang jabatan saat ini. Yang perlu kita analisis adalah standar desain jabatan tersebut berdasarkan struktur organisasi yang ada saat ini. Ketiga, kondisi jabatan yang dianalisis dan akan dituangkan dalam uraian jabatan adalah kondisi jabatan saat ini berdasarkan fakta yang ada sesuai rancangan strategi dan struktur organisasi.

Prinsip-prinsip ini penting untuk dipahami karena sering terjadi di banyak organisasi, uraian jabatan dibuat berdasarkan “selera” masing-masing atasan, atau bahkan diserahkan untuk dibuat oleh pemegang jabatan. Ini membuat tidak adanya standar batasan jabatan yang sebenarnya diinginkan oleh organisasi. Jika hal ini terjadi, maka akan mudah untuk diperkirakan munculnya banyak masalah mengenai tumpang-tindih tanggung jawab antarjabatan, atau rangkap-merangkap tanggung jawab oleh karena ada beberapa tanggung jawab yang ternyata tidak tercakup di jabatan apapun. Juga akan dapat terjadi adanya jabatan yang beban tanggung jawabnya sangat besar/luas, sementara jabatan lain terlihat sangat sempit dan ringan, sehingga tidak ada perimbangan cakupan pekerjaan, yang dapat menimbulkan banyak masalah seperti kecemburuan dan demotivasi.

Format isi uraian jabatan memang bisa sangat bervariasi dari satu organisasi ke organisasi yang lain. Namun, dengan kerangka berpikir bahwa uraian jabatan ini diperlukan sebagai bahan dasar informasi untuk proses pengelolaan SDM yang lainnya, maka dalam format uraian jabatan tersebut sebaiknya tersedia informasi minimum sebagai berikut: identitas jabatan, tujuan jabatan, tanggung jawab utama, indikator kinerja, dimensi/ukuran jabatan, dan spesifikasi jabatan. Di luar itu, organisasi dapat memasukkan juga informasi tambahan lainnya, misalnya kewenangan, tantangan, hubungan kerja, dan struktur organisasi.

  1. Analisis Jabatan And time and motion study

Antara analisa jabatan dan study waktu dan gerak seringkali diartikan
sama, padahal antara 2 hal tersebut adalah tidak sama.

Dalam analisa berhubungan dengan jabatan tersebut. misalnya tentang tugas-tugas, wewenang-wewenang dan tanggungjawab dan sebagainya. Sedangkan Time and
Motion study mencoba mempelajari gerak-gerak dalam pelaksanaan pekerjaan, dimana dengan mempelajari tersebut diusahaan untuk mendapatkan garak-gerak yang lebih cepat serta mengurangi kelelahan.

Dari uraian diatas jelaslah bahwa Analisa Jabatan dan Time and Motion Study tidaklah sama, pada dasarnya keduanya berjalan sendiri-sendiri dan mempunyai kegunaan sendiri-sendiri, misalnya untuk pekerjaan seorang Customer Service dalam analis jabatan disebutkan antara lain tugas-tugas sebagai berikut:

- Memberikan informasi pada konsumen

- Menangani pelayanan pada konsumen

- Memberikan kepuasan konsumen

Sedangkan

Time and Motion Study mempelajari salah satu bagian dari Customer Service, Misalnya dalam memberikan informasi melaui telepon, disini Time and Motion Study mencoba mempelajari gerak-gerak dalam memberikan informasi melalui telepon. Dalam mempelajari gerak-gerak tersebut kalau perlu dengan menggunakan rekaman video yang diputar slow motion dengan menggunakan ukuran waktu yang sangat teliti. Disini Time and Motion Study, mencoba untuk merubah garak-gerak sedemikian rupa sehingga pekerjaan Customer Service lebih cepat dan kelelahan menjadi berkurang. Misalnya dengan menghilangkan gerak mengangkat gagang telepon untuk menerima pembicaraan melalui telepon, karena gerakan ini lekas melelahkan dan memperlambat pekerjaan, solusinya bisa dengan menggunakan headset.

Meskipun antara Analisa Jabatan dan Time and Motion Study tidaklah sama, tapi sebenarnya kedua hal tersebut bila diterapkan dengan baik akan membantu aktivitas dan efisiensi dalam pelaksanaan pekerjaan.

  1. Tahapan dalam Melakukan Analisa Jabatan

Dalam bentuk organisasi perusahaan apapun tentunya akan membutuhkan orang-orang dalam melaksanakan setiap fungsi kegiatannya yang ada di dalam suatu perusahaan. Bila kita menelusuri lebih lanjut, maka di dalam organisasi perusahaan yang besar, kebutuhan akan orang-orang tersebut sangat vital, karena menyangkut masalah maju-mundurnya perkembangan usahanya.

Maka dari itu di dalam hal ini kita perlu menentukan macam dan tingkat kualitas pegawai yang diinginkan untuk masing-masing jabatan dan perinci-an mengenai jumlah pegawai yang seefektif mungkin agar efisiensi usaha akan tercapai dengan hasil yang memuaskan. Salah satu alat yang cukup relevant, yaitu dengan menggunakan “Analisa Jabatan”, di mana berdasarkan hasil dari analisa ini, akan diperoleh data yang menunjukkan macam, jumlah dan kualitas pegawai yang diperlukan.

Dan dari hasil analisa jabatan tersebut akan digunakan sebagai standar bagi semua program kepegawaian yang meliputi: Penerimaan pegawai, seleksi, latihan dan pendidikan, pemindahan dan kenaikan pangkat, penyusunan peraturan gaji, penyusunan struktur organisasi dan memperbaiki kondisi-kondisi kerja.

Dengan demikian semua pimpinan akan mempunyai kepentingan yang langsung dalam pro¬gram kepegawaian, khususnya direktur Personalia, karena sukses-nya para pegawai tergantung pada suksesnya program tersebut, yakni dalam hal menetapkan syarat-syarat minimum yang harus dipenuhi oleh calon pegawai yang sesuai dengan tingkat jabatan di dalam suatu perusahaan.

Jadi dengan perkataan lain, secara sederhana analisa jabatan dapat diartikan sebagai suatu kegiatan mempelajari, mengumpulkan, dan mencatat keterangan-keterangan/fakta-fakta yang berhubungan dengan masing-ma-sing jabatan secara sistematis dan teratur.

  1. Metode – metode Analisa Jabatan

- Wawancara (Interview)

Metode ini diperuntukkan bagi pekerja-pekerja kasar/pegawai-pegawai yang tidak dapat menjawab daftar-daftar pertanyaan, dan dilakukan dengan melakukan tanyajawab langsung terhadap responden pegawai yang akan dianalisa.

- Buku-buku catatan harian (Logs)

Dalam menggunakan metode ini pegawai harus mencatat apa yang dikerjakannya tiap hari, berapa waktu yang dipergunakan, kapan dimulai dan bilamana berakhir tiap-tiap tugas itu diselesaikan, yang kesemuanya itu dituangkan dalam media buku catatan harian masing-masing pegawai.

- Pengamatan/peninjauan (Observation)

Biasanya dilakukan oleh penganalisa yang telah mendapat latihan khusus dan dilakukan secara bersama-sama dengan metode wawancara. Jadi seorang penganalisa jabatan di sini terjun langsung mengadakan observasi terhadap tiap jabatan dan melakukan wawancara, yang mana akan mendukung hasil dari penganalisaan jabatan yang lebih terarah.

Dengan melihat beberapa macam metode analisa jabatan di atas kita dapat menggunakan salah satu dari metode tersebut di atas, sesuai dengan tingkat jabatan yang akan dianalisa. Tetapi pada kenyataannya, dalam praktek sering dipergunakan metode Daftar Pertanyaan yang mungkin dilengkapi dengan Metode Wawancara.

Hal ini disebabkan karena metode Daftar Pertanyaan memungkinkan semua penyelidikan tentang jabatan yang lebih cepat, biaya yang relatif murah dan dapat menimbulkan kepercayaan kepada pegawai yang melakukan jabatannya, serta dapat dijadikan sebagai titik-tolak informasi untuk melakukan wawancara agar dicapai hasil penganalisaan yang lebih memadai di kemudian hari. (lihat contoh Lampiran Daftar Pertanyaan).

  1. Informasi-informasi yang akan di peroleh dari hasil analisa jabatan
    Gambaran jabatan (Job description)

Merupakan salah satu hasil dari analisa jabatan yang menggambarkan pekerjaan yang dilakukan, tanggungjawab-tanggung-jawab, kecakapan atau latihan yang diperlukan, kondisi-kondisi di mana jabatan itu dilaksanakan dan persyaratan khusus yang diperlukan.

Namun demikian gambaran jabatan lebih menitikberatkan pada jabatannya (kegiatan dan fungsinya) dari pada subyek pegawainya itu sendiri. Oleh karena itu inti dari gambaran jabatan adalah Standar fungsi yang menunjukkan isi jabatan yang berhubungan dengan standar pelaksanaan pekerjaannya. Apabila analisa jabatan dilakukan terha¬dap penyelidikan tentang gerak dan waktu, maka akan diperoleh informasi mengenai perincian-perincian gerak yang masuk dalam pelaksanaan, lamanya waktu yang diperlukan untuk tiap gerak dan standar hasil pekerjaan untuk semua jabatan.

  1. Persyaratan jabatan (Job Specification)

Adalah suatu keterangan mengenai kecakapan-kecakapan manusia yang minimum dapat diterima yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu jabatan. Jadi persyaratan jabatan itu sesungguhhya merupakan persyaratan untuk orang-orangnya, meskipun di lain pihak persyaratan jabat¬an dapat mengandung informasi lain yang berhubungan dengan jabatan seperti: kondisi-kondisi kerja yang tidak lain atau hubungan kenaikan pangkat ke jabatan lain, yang mana infor¬masi mengenai persyaratan jabat¬an biasanya diperoleh dari hasil gambaran jabatan, tetapi juga dapat dibuat secara terpisah menjadi 2 bagian, yakni:

- Identifikasi jabatan dan syarat-syarat mengenai orangnya yang sesuai dengan jabatannya

- Syarat-syarat orang/pegawai yang penting yang biasanya di-cantumkan dalam suatu persyaratan jabatan yang minimum.

Maka dari itu, persyaratan jabatan lebih banyak digunakan sebagai dasar untuk pencarian calon pegawai, penempatan, pemindahan dan kenaikan pangkat. Akibatnya persyaratan jabatan tersebut akan menghasilkan suatu syarat-syarat khusus yang diperlukan bagi pemegang-pemegang jabatan terutama sekali ditujukan untuk mempermudah melakukan penyaringan (seleksi) pegawai.

  1. Penilaian jabatan (Job Evaluation).

Menyangkut suatu proses yang sistematis dan teratur tentang pengukuran nilai suatu jabatan dalam suatu organisasi. Adapun tujuan yang akan di-capai dari proses penilaian jabatan adalah untuk:

1. Mendapat hubungan-hubungan intern berkenaan dengan konsep-konsep upah yang saling berhubungan. Maksudnya: bahwa jabatan yang nilainya tinggi harus dibayar lebih tinggi dari jabatan-jabatan yang nilainya rendah. contoh: Gaji Supervisor harus lebih tinggi dari upah bawahannya.

2. Mendapatkan hubungan-hubungan ekstern yang menunjukkan keadaan relatif dari pada struktur upah suatu organisasi yang diinginkan terhadap struktur upah dari perusahaan lain. Maksudnya; bahwa organisasi yang bersangkutan dapat memilih upah yang kurang/melebihi dari standar upah perusahaan lain.

3. Menentukan skala/tingkatan atau perbandingan-perbandingan upah secara sistematik dan teratur. Hal ini penting dalam menetapkan sistem upah dan gaji yang benar di dalam organisasi perusahaan, dimana hasil yang akan dicapai merupakan ukuran rasa puas dari majikan dan bawahannya ten-tang besarnya upah yang dibayarkan.

Dalam hal ini, penilaian jabatan juga menyangkut tindakan determinasi dalam menghitung nilai relatif masing-masing jabatan individual di dalam perusahaan, melalui suatu prosedur sistematis yang mana dipergunakan faktor-faktor pekerjaan yang terseleksi guna maksud perbandingan.

BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan

Suatu analisa jabatan akan mencakup masalah-masalah yang berhubungan dengan

- Gambaran Jabatan

- Persyaratan jabatan.

- Penilaian jabatan.

Sasaran yang akan diharapkan dari suatu hasil analisa jabatan adalah sebagai berikut:

- Berusaha untuk mendapatkan / apa yang diharapkan oleh karyawan dalam jabatannya, se¬perti: pemikiran, pengetahuan & kecakapan.

- Bagaimana jabatan tersebut di-laksanakan? Yaitu: dengan penggunaan metode yang tepat, penggunaan alat dan perlengkapan khusus, dan lain-lain.

- Kecakapan yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan yang efektif dalam menentukan ukuran dalam tingkatan jabatan.

- Untuk mengetahui hubungan antara jabatan yang menunjukkan pengalaman-pengalaman yang diperlukan dan kesempatan untuk kenaikan pangkat.

About these ads

Satu Tanggapan to “ANALISIS JABATAN”

  1. junaidin Berkata

    ass,mhn dikirim jurnal tentang administrasi rumah sakit

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

Ikuti

Get every new post delivered to your Inbox.

%d bloggers like this: